Как оптимизировать затраты на бухгалтерию?

Три года назад всем известная компания 1С запустила сервис, который предоставляет возможность передачи бухгалтерского учёта профессиональной организации.

«Эка невидаль!» — скажете вы. На рынке и так хватает предложений подобного рода. Но чем же лучше сервис представленный 1С?

Чтобы разобраться в этом придётся покопаться в нюансах аутсорсинга, передаче на сторону такого «интимного» дела, как бухгалтерия.

 Зачем отдавать бухгалтерию на аутсорсинг?

Аутсорсинг - это передача организацией на основании договора каких-либо функций специализированной фирме.

В основе любого аутсорсинга лежит предположение, что специализированная компания сделает работу качественнее и дешевле, чем сотрудники самой компании. Смысл афутсорсинга сводится к следующему: сосредоточить все ресурсы, все усилия на основном виде деятельности компании и передать остальные, поддерживающие или сопутствующие функции профессиональному партнёру.

Для успешного ведения бизнеса не обязательно выполнять все непрофильные функции, связанные с основным видом деятельности организации или с управлением компанией своим персоналом, можно возложить ведение этих процессов на специализированную организацию.

Во многих областях бизнеса такая передача функций произошла уже очень давно. Функции, переданные на аутсорсинг, иногда возвращаются в компанию, но чаще всего из-за не правильного выбора аутсорсера.

Рынок бухгалтерского аутсорсинга начал активно развиваться во второй половине 90-х годов, но резкий скачок в развитии наблюдается последние 5 лет. Причина этому - появление технических предпосылок: всеобщее распространение Интернета, активное использование облачных технологий.

Также со стороны государства и собственников бизнеса повысились требования к качеству учётной информации, достоверности учёта. Сейчас предприниматели вынуждены экономить - это оправданное желание платить за каждую производственную и бизнес-функцию на предприятии наименьшую цену и сохранить качество.

Насколько выгодно передавать ведение бухгалтерского учёта сторонней компании?

Экономические преимущества

1. При зарплате бухгалтера 50 000 рублей (на руки), 30% оплачивается в социальные фонды, а НДФЛ составляет 13%. Каждого работника интересует только та часть зарплаты, которую он получит на руки, риски по неправильному исчислению и несвоевременной уплате несёт компания. Общая налоговая нагрузка на чистую зарплату составляет 49%: <Затраты на ЗП бухгалтера> = <ЗП На руки>/(1 - 13%)*(1 + 30%), а бухгалтер обходится компании ежемесячно в 74 713 рублей. Для малого бизнеса учётный процесс становится «золотым». Передавая бухгалтерию на аутсорсинг, компания сможет оплаченную сумму отнести на себестоимость в бухгалтерском и налоговом учёте.
2. Все предприятия должны проводить спецоценку условий труда, раньше это называлось аттестацией рабочих мест. Рабочее место бухгалтера также оценивается и процедура предполагает дополнительные затраты. В случае передачи функций бухгалтера сторонней фирме отпадает надобность в такой оценке, это уже становится обязанностью аутсорсера.
3. Руководителю не стоит переживать, что бухгалтер заболеет, уйдёт в отпуск и т.п. Все эти проблемы будет решать бухгалтерская компания без снижения качества, простоев в работе и изменения цены.
4. Аутсорсинг бухгалтерских услуг будет стоить компании дешевле, чем свой штат сотрудников ещё благодаря грамотному разделению труда у аутсорсера и возможности в нужный момент подключить к работе любого специалиста, у хорошего аутсорсера в штате есть: опытные главные бухгалтеры; бухгалтеры, специализирующиеся на отдельных участках учёта; операционисты; курьеры. Также налоговые консультанты, аудиторы и квалифицированные специалисты в области информационных технологий. Любая информация при такой организации труда проходит различные этапы обработки, контроля качества, аналитические процедуры. А на выходе получается качественный продукт в виде достоверной бухгалтерской и налоговой отчётности.

При традиционной модели на главного бухгалтера ложится работа курьера, операциониста, бухгалтера по расчёту зарплаты и многое другое. Получается, что дорогой специалист основную часть своего рабочего времени расходует на низкоквалифицированный труд.

Преимущества при управлении и контроле за качеством

Любой руководитель компании, даже имеющий экономическое образование, не сможет держать под контролем всю работу бухгалтера. Наличие большого опыта работы и высокой заработной платы у главного бухгалтера не являются гарантией качества выполняемых обязательств и отсутствия претензий со стороны налоговиков. Многоступенчатый контроль у аутсорсера исключает вероятность попадания ошибочной информации в налоговые органы и собственникам компании. А руководство имеет актуальную информацию для принятия управленческих решений в режиме реального времени.

Какова ответственность главного бухгалтера за причинённый ущерб компании?

В соответствии с ТК РФ главный бухгалтер несёт ответственность в размере своего среднего заработка. Финансовые претензии в большем объёме к нему можно предъявить только через суд.

Анализируя судебную практику, Постановления Пленумов высших судебных инстанций видно, что работник в трудовых отношениях традиционно воспринимается судебным органом как слабая сторона. Поэтому случаи, когда компаниям удаётся хоть что-то взыскать с главного бухгалтера, единичны.

Какова ответственность аутсорсера за причинённый ущерб компании?

Для специализированной компании ситуация прямо противоположна. Тут аутсорсер является сильной стороной исходя из своей специализации и профессиональных компетенций.

На правонарушения таких компаний распространяется действие гражданского законодательства, а не трудового кодекса. Причинитель вреда обязан в полном объёме компенсировать ущерб. Также немаловажным является, что ответственность аутсорсера застрахована, что является для клиента дополнительной гарантией.

Когда бухгалтерские работники возвращаются в штат компании?

Такое происходит по двум причинам:

1. Компания по причине своего роста вынуждена создавать собственный бухгалтерский штат. Это действительно объективная причина, когда учётный процесс в силу большого документооборота необходимо выстраивать внутри компании. В такой ситуации аутсорсер передаёт все документы и иную финансовую информацию обратно в компанию.
2. Руководитель компании разочаровывается в аутсорсинговой модели. Такая модель выглядит обычно так: весь учёт передаётся бухгалтеру-фрилансеру, который ведёт ещё 5-10 таких же предприятий. Естественно он не предупреждает клиента о своей загруженности. Стоимость таких услуг не велика, составляет примерно 10 000 рублей в месяц. Их качество в большинстве случаев плачевно. Чаще всего за такую работу берутся специалисты низкого уровня, которые понимают, что их ошибки вскроются только при налоговой проверке или, когда руководитель компании решит провести аудит. В результате от фрилансера компания не может получить компенсацию, а иногда и первичную документацию. За этим следует дорогостоящее восстановление учёта, уплата налоговых санкций, а иногда и общение с правоохранительными органами.

Есть руководители, которые полагают, что иметь бухгалтера в штате это надёжно, документы под рукой и бухгалтер рядом. Но такая позиция носит исключительно психологический характер.

Что компания 1С привнесла в модель бухгалтерского учёта?

Компания 1С в первую очередь известна как безусловный лидер российского рынка программных продуктов для автоматизации бухгалтерского учёта.

Три года назад компания запустила новое направление — «1С: Бухгалтерское обслуживание». Также она пригласила другие компании, работающие на рынке оказания профессиональных бухгалтерских услуг, присоединиться к этому направлению на условиях франчайзинга.

Компания 1С разработала качественные стандарты ведения бухгалтерского учёта по модели аутсорсинга, развернула программный комплекс «1С: Бухгалтерия» в облаке, создала доступные правила тарификации бухгалтерских услуг. Все франчайзи обязаны неукоснительно соблюдать стандарты 1С, в обязательном порядке страховать свою ответственность, отвечать за качество бухгалтерского учёта перед клиентом. Всё это подробно описано в типовом договоре, который франчайзи не имеет право изменять.

Программный продукт 1С располагается в облаке и у каждого клиента есть возможность, выйдя в Интернет в любой точке мира, контролировать бухгалтерский учёт и то, как тарифицируются услуги. Данные из облака подвергаются резервному копированию, поэтому риск утери данных исключён. Высокие стандарты предъявлены и к защите данных, что практически исключает возможность несанкционированного доступа. Можно смело утверждать, что этот продукт в техническом и в организационном плане поднял аутсорсинговую модель на качественно новый уровень.

Плюсы и минусы использования сервиса «1С: Бухгалтерское обслуживание»

Плюсы:

• Единые для всех партнёров стандарты, гарантирующие высокое качество.
• Умеренные цены на услуги, прозрачная модель ценообразования. Клиент всегда понимает, когда и за что он платит.
• Для клиента проводится экспресс-аудит, что позволяет оценить качество ведения бухгалтерского учёта. Ошибки будут устранены по факту их обнаружения.
• Учёт ведётся в облаке и доступен клиенту 24 часа в сутки, 7 дней в неделю и 365 дней в году из любой точки мира.
• Клиент не платит за программу и информационно-техническое сопровождение, это включено уже в стоимость услуги.

Минусы:

• Данный продукт не всегда подходит крупным компаниям. При существенной величине бизнеса у клиента возникает необходимость создавать собственную бухгалтерскую службу.

Необходимо помнить, что профессиональное бухгалтерское обслуживание является гарантией безопасности и успешности развития бизнеса. Без качественного бухгалтерского сопровождения вероятность финансовых рисков значительно увеличивается. Только профессиональное бухгалтерское обслуживание является гарантией безопасности и успешности развития бизнеса.